Jakie dokumenty są potrzebne do odprawy celnej?

Odprawa celna to procedura, która niejednemu przedsiębiorcy spędziła sen z powiek. Niestety, musi się z nią liczyć każda osoba oraz firma prowadząca wymianę handlową z krajami nienależącymi do Unii Europejskiej. Celem odprawy celnej jest sprawdzenie, czy będący przedmiotem obrotu międzynarodowego towar oraz towarzysząca mu dokumentacja, odpowiadają wymogom i regulacjom prawnym, warunkującym przepływ towarów pomiędzy poszczególnymi krajami.

Istotą odprawy celnej jest również, a nawet przede wszystkim, naliczenie i pobranie kwoty długu celnego w odpowiedniej wysokości. Uregulowanie lub zabezpieczenia zapłaty ciążącego na importowanym towarze długu celnego, jest wymogiem warunkującym dopuszczenie towaru do obrotu. W eksporcie, co do zasady, należności celno-podatkowe nie występują.

W Polsce organem nadzorującym obszar cła i procedury regulujące odprawy celne jest KAS (Krajowa Administracja Skarbowa). Do jej głównych zadań należą: kontrola dokumentacji, kontrola towarów pod kątem zgodności z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz pobieranie należności celno-podatkowych. Każdy towar, będący przedmiotem wymiany handlowej z krajami spoza obszaru Unii Europejskiej, musi zostać zgłoszony i objęty właściwą procedurą celną. Do każdej odprawy celnej należy dołączyć wymagane przepisami prawa dokumenty. Poniżej przybliżamy listę niezbędnej dokumentacji oraz wymogi formalne, jakie powinna ona spełnić, tak aby odprawa celna została zrealizowana sprawnie i bez komplikacji.

Faktura handlowa oraz jej tłumaczenie

Faktura handlowa oraz jej tłumaczenie na język polski to podstawowy dokument, bez którego nie odbędzie się odprawa celna. Faktura wystawiana jest przez podmiot sprzedający towar i potwierdza zawarcie transakcji kupna- sprzedaży pomiędzy wystawcą faktury a kupującym. Od umowy obu stron, czyli sprzedawcy i kupującego, zależy stopień szczegółowości informacji, które są w niej zawarte. Podstawowe informacje, jakie powinny zostać wyszczególnione na fakturze na potrzeby zrealizowania odprawy celnej to:

• pełna nazwa oraz dane adresowe wystawcy faktury (sprzedającego) oraz kupującego;
• numer i data wystawienia faktury;
• nazwa towaru;
• ilość towaru, cena jednostkowa, jednostka miary oraz całkowita wartość towaru;
• ewentualny rabat, jeżeli został wynegocjowany;
• kraj pochodzenia, jeżeli nie został wskazany w innych dokumentach towarzyszących przesyłce;
• warunki dostawy zgodne z aktualnie obowiązującymi regułami INCOTERMS;
• waga netto i brutto towaru, jeżeli nie została wskazana w innych dokumentach towarzyszących przesyłce;
• liczba i rodzaj opakowań, jeżeli nie zostały wskazane w innych dokumentach;
• inne istotne informacje uzależnione od specyfiki towaru i wymogów celnych.

Packing list (specyfikacja towarowa)

Packing list, czyli inaczej specyfikacja towarowa, jest dokumentem potwierdzającym szczegółowo, jaki towar, w jakiej ilości i jak zapakowany, został załadowany na dany środek transportu. Packing list wystawia załadowca towaru. Dokument ten powinien posiadać odniesienie do numeru faktury, a dane w nim wyszczególnione muszą być zgodne z informacjami zawartymi na fakturze handlowej.

Podstawowymi informacjami, jakie powinien zawierać packing list są:

• odniesienie do numeru faktury handlowej;
• data wystawienia;
• nazwa towaru (tożsama z nazwą towaru wyszczególnioną na fakturze handlowej);
• ilość, waga brutto i netto poszczególnych pozycji towarowych;
• łączna waga brutto i netto przesyłki;
• liczba i rodzaj opakowań łącznie oraz dla poszczególnych pozycji towarowych;
• inne istotne informacje wynikające ze specyfiki towaru oraz wymagane przepisami prawa celnego.

List przewozowy

List przewozowy jest dokumentem potwierdzającym przyjęcie przesyłki do przewozu. Wskazuje trasę przewozu oraz podmiot, który przejął odpowiedzialność za dostarczenie przesyłki do wskazanego miejsca przeznaczenia. W zależności od rodzaju transportu, którym realizowana jest dostawa, możemy wyróżnić kilka rodzajów listów przewozowych:

• Konosament (BILL OF LOADING) – dostawa realizowana transportem morskim;
• CMR – dostawa realizowana transportem drogowym;
• AWB (AIR WAYBILL) – dostawa realizowana transportem lotniczym;
• CIM oraz SMGS – dostawa realizowana transportem kolejowym.

Niezależnie od tego, jakim rodzajem transportu realizowana jest dostawa towaru, towarzyszący jej list przewozowy powinien zawierać następujące informacje:

• nazwa i rodzaj przyjętego do przewozu towaru;
• liczba i rodzaj opakowań;
• waga brutto towaru;
• dane załadowcy i odbiorcy towaru;
• miejsce i data załadunku;
• miejsce przeznaczenia;
• dane podmiotu przyjmującego towar do przewozu (dane przewoźnika);
• numery środka transportu, na który załadowano towar;
• numery plomb, jeżeli zostały założone na środek transportu;
• miejsce i data sporządzenia listu przewozowego;
• stan ładunku i ewentualne czynności, jakim został poddany w trakcie transportu;
• inne dodatkowe informacje wynikające ze specyfiki ładunku.

Czy potrzebuję innych dokumentów?

Powyższe dokumenty są dokumentami podstawowymi, które należy przedstawić przy każdej odprawie celnej. Należy jednak mieć na uwadze, iż w zależności od rodzaju asortymentu towarowego, może pojawić się, i często się pojawia, obowiązek przedstawienia innych dokumentów, które są warunkiem objęcia towaru właściwą procedurą celną. Mogą nimi być:

• świadectwo SANEPID i WIJHARS dla artykułów rolno-spożywczych;
• świadectwo weterynaryjne dla artykułów pochodzenia zwierzęcego;
• deklaracja producenta CE dla m.in.: zabawek, maszyn i urządzeń elektrycznych, oświetlenia, sprzętu ochronnego itp;
• świadectwo fitosanitarne dla drewna oraz opakowań drewnianych;
• świadectwo pochodzenia towaru;
• inne atesty, certyfikaty i pozwolenia wymagane obowiązującymi dla danej kategorii towarowej regulacjami prawnymi.

W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji na temat wymogów formalno-prawnych i niezbędnej dokumentacji, wymaganej do zrealizowania odprawy celnej, zapraszamy do kontaktu:
kontakt@alia-agencjacelna.pl.