Prowadzenie firmy zajmującej się eksportem lub importem towarów spoza krajów Unii Europejskiej nakłada na przedsiębiorcę obowiązki związane z koniecznością dokonywania zgłoszeń celnych. W celu realizacji obowiązków celnych przedsiębiorcy bardzo często decydują się na zatrudnianie specjalistów do spraw celnych, a nawet tworzą w swoich strukturach komórki dedykowane do obsługi celnej i realizacji zgłoszeń celnych. Alternatywnym rozwiązaniem, jakie mogą zastosować przedsiębiorcy, jest outsourcing usług celnych, czyli z skorzystanie z usług agencji celnej. Agencja celna pełni funkcję pośrednika pomiędzy przedsiębiorcą a urzędem celnym. Czym zatem dokładnie zajmuje się agencja celna oraz jakie są czynniki wpływające na koszty usług celnych i samej odprawy celnej?

Czym zajmuje się agencja celna?

Jak już wspomnieliśmy, agencja celna jest pośrednikiem pomiędzy przedsiębiorcą a urzędem celnym. Często zresztą jest mylona z urzędem celnym, a sam agent celny z funkcjonariuszem celnym. Pamiętajmy jednak, że są to dwie odrębne instytucje. Zadaniem agencji celnej jest przede wszystkim realizowanie na rzecz klienta formalności celnych, takich jak:

• dokonywanie zgłoszeń celnych we wszystkich procedurach: odprawy celne importowe i eksportowe w procedurach standardowych, specjalnych oraz uproszczonych;
• obejmowanie towarów czasowym składowaniem;
• kompleksowe doradztwo w zakresie stosowania przepisów celno-podatkowych oraz taryfikacji;
• obliczanie kwot należności celno-podatkowych;
• uzyskiwanie świadectw służb granicznych: Sanepid, WIJHARS, WIORiN oraz Graniczny Inspektorat Weterynarii;
• wystawianie dodatkowych dokumentów, takich jak: świadectwa pochodzenia, dokumenty T2L, świadectwa FLEGT, deklaracje skrócone.

Coraz częściej zdarza się, że agencje celne świadczą również dodatkowe usługi, mieszczące się w obszarach działalności firm logistycznych i spedycyjnych, takie jak np.: magazynowanie, przeładunek, a nawet transport.

Upoważnienie dla agencji celnej

Zanim dokonamy naszego pierwszego importu lub eksportu z pomocą agencji celnej, jesteśmy zobligowani do spełnienia pewnych formalności. Podstawowym obowiązkiem warunkującym możliwość skorzystania z usług agencji celnej jest udzielenie jej upoważnienia do reprezentowania przed organami celnymi. Każda agencja celna stosuje swój wzór upoważnienia, dlatego też przy rozpoczynaniu współpracy z wybraną agencją powinniśmy otrzymać taki wzór upoważnienia.

Warto wiedzieć, że agencja celna może występować w charakterze przedstawiciela bezpośredniego i pośredniego. Jako przedstawiciel bezpośredni agencja celna działa w imieniu i na rzecz klienta, zaś w wypadku przedstawicielstwa pośredniego – działa we własnym imieniu i na rzecz klienta. Upoważnienie pośrednie musi być obowiązkowo stosowane w procedurze uproszczonej.

Udzielone agencji celnej pełnomocnictwo do reprezentowania przed organami celnymi musi zostać zarejestrowane w systemach celnych. Proces ten odbywa się poprzez usługę e-klient w portalu PUESC.

Jakie są koszty obsługi celnej?

Koszty obsługi celnej uzależnione są od rodzaju dokonywanego przez agencję celną zgłoszenia celnego, rodzaju przesyłki, konieczności wystawiania dodatkowych dokumentów oraz od wielkości wolumenu. Dlatego też stawka za obsługę celną ustalana jest zazwyczaj po dokładnym zbadaniu potrzeb klienta, określeniu nakładu pracy oraz zdiagnozowaniu wszystkich czynności, jakie w ramach współpracy będą musiały być zrealizowane. Poniżej przedstawiamy główne czynniki, jakie mają kluczowe znaczenie przy ustalaniu kosztów obsługi celnej:

• Rodzaj zgłoszenia celnego – może być to import lub eksport. W tym przypadku istotna jest również procedura (standardowa lub specjalna) oraz typ zgłoszenia celnego (zwykłe, w procedurze uproszczonej, czy też z zastosowaniem art. 33a).
• Czynności dodatkowe, dokonywane w ramach zgłoszenia celnego, takie jak chociażby zamknięcie dokumentu tranzytowego, wystawienie deklaracji skróconej itp.
• Rodzaj przesyłki zgłaszanej do odprawy celnej – towar może być bowiem jednorodny lub zróżnicowany, co z kolei przekłada się na liczbę pozycji towarowych w zgłoszeniu celnym.
• Konieczność dokonania zgłoszenia do służb granicznych, takich jak: Sanepid, WIOR, WIJHARS czy Weterynarz i uzyskanie decyzji zezwalającej na wprowadzenie towaru do obrotu.
• Skorzystanie z opcji odroczenia terminu płatności należności celno-podatkowych i z zabezpieczenia agencji celnej.
• Forma dostarczenia dokumentów do odprawy celnej: może być to tradycyjna forma papierowa, pliki .pdf, ewentualnie wskazany przez agencję celną format, który umożliwia automatyzację pewnych czynności przy opracowywaniu zgłoszenia celnego.
• Udział agenta celnego w rewizji celnej.
• Konieczność wystawienia dodatkowych dokumentów, takich jak np.: świadectwo pochodzenia, świadectwo FLEGT, dokument T2L.